Avukatlar için görüşme kaydında KVKK ve sır saklama

Müvekkil görüşmeleri, bir dava dosyasının en değerli bilgi kaynaklarından biridir. Olayların sırası, tarafların tutumu, müvekkilin beklentileri ve dosyaya girecek belgeler çoğu zaman ilk görüşmelerde ortaya çıkar. Bu görüşmeleri kaydetmek, avukatın not tutma yükünü azaltır ve ayrıntıların kaybolmasını önler. Ancak kayıt almak, beraberinde ciddi hukuki ve etik sorumluluklar getirir.

Sır saklama yükümlülüğü her şeyin temelidir

Avukatlık mesleğinin özünde müvekkille kurulan güven ilişkisi vardır. Avukatın, mesleki faaliyeti sırasında öğrendiği bilgileri gizli tutma yükümlülüğü, yalnızca bir meslek kuralı değil, savunma hakkının da güvencesidir. Bir görüşmenin kaydedilmesi, bu bilgilerin yeni bir ortama, yani dijital bir dosyaya taşınması anlamına gelir. Dolayısıyla kaydın kendisi de sır saklama yükümlülüğünün kapsamına girer.

Bu nedenle kayıtla ilgili temel soru, "kaydedebilir miyim?" sorusundan çok, "bu kaydı nasıl koruyacağım?" sorusudur.

KVKK açısından görüşme kaydı

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, kişisel verilerin işlenmesinde hukuka ve dürüstlük kuralına uygunluk, belirli ve meşru amaçlarla sınırlılık, amaçla bağlantılı ve ölçülü olma gibi genel ilkeler öngörür. Müvekkil görüşmesinin ses kaydı, müvekkilin sesini ve anlattığı olayları içerdiği için açıkça kişisel veri niteliğindedir. Görüşmede sağlık, ceza mahkûmiyeti gibi özel nitelikli veriler de konuşulabilir.

Bu çerçevede dikkat edilmesi gereken bazı temel noktalar şunlardır:

• Aydınlatma: Müvekkil, görüşmenin neden kaydedildiği, kaydın nasıl kullanılacağı ve ne kadar süre saklanacağı konusunda bilgilendirilmelidir.
• Açık onay: Kaydın başlaması için müvekkilin açık ve bilgilendirilmiş onayı alınmalı ve bu onay belgelenmelidir.
• Amaçla sınırlılık: Kayıt yalnızca ilgili dosyanın yürütülmesi için kullanılmalıdır.
• Saklama süresi: Kaydın ne zaman ve nasıl imha edileceği önceden belirlenmelidir.

Her büronun durumu farklı olduğundan, somut uygulamanın kendi hukuki değerlendirmeniz ve gerektiğinde bir veri koruma uzmanının görüşüyle şekillenmesi gerekir.

Teknik güvenlik önlemleri

Şifreleme

Kayıtlar hem aktarım sırasında hem de depolandığı yerde şifrelenmelidir. Şifrelenmemiş bir ses dosyasının e-posta ekinde dolaşması ya da ortak bir klasörde durması, sır saklama yükümlülüğü açısından ciddi bir risktir.

Erişim kontrolü

Kayda yalnızca dosyayla ilgilenen avukat ve yetkilendirilmiş ekip üyeleri erişebilmelidir. Kimin hangi kayda ne zaman eriştiği izlenebilir olmalıdır.

Veri minimizasyonu

İhtiyaç duyulmayan bilgi saklanmamalıdır. Görüşme notunun hazırlanmasından sonra ham ses kaydının ne kadar süre tutulacağı, büronun politikasında açıkça yer almalıdır.

Bir kaydın güvenliği, zincirin en zayıf halkası kadar güçlüdür: bir e-posta eki, paylaşılan bir klasör ya da kilitlenmemiş bir dizüstü bilgisayar.

Büro içi politika ve ekip bilinci

Teknik önlemler tek başına yeterli değildir. Büronun görüşme kayıtlarına ilişkin yazılı bir politikası olması, herkesin aynı kurallara uymasını kolaylaştırır. Bu politikada kaydın hangi durumlarda alınacağı, onayın nasıl belgeleneceği, kayıtlara kimlerin erişebileceği, saklama süreleri ve imha yöntemi açıkça yer almalıdır. Stajyerler, sekreterya çalışanları ve dosyaya destek veren diğer ekip üyeleri de bu kurallar hakkında düzenli olarak bilgilendirilmelidir. Müvekkil, kaydın durdurulmasını istediğinde bu talebin nasıl karşılanacağı da önceden düşünülmelidir. Böyle bir politika, olası bir veri ihlalinde büronun hangi önlemleri aldığını göstermesi açısından da önemlidir.

Yapay zeka kullanılırken nelere dikkat edilmeli?

Görüşme kayıtlarını yapay zeka ile işlemek, not hazırlama süresini ciddi ölçüde kısaltabilir. Ancak bu araçların seçiminde şu sorular sorulmalıdır: Veriler nerede işleniyor? Kayıtlar modelin eğitiminde kullanılıyor mu? Üretilen not, avukatın onayı olmadan bir yere kaydediliyor mu? Genel amaçlı sohbet araçlarına müvekkil bilgisi yapıştırmak, bu soruların hiçbirine güvenli bir yanıt vermez.

ConsulTech'in geliştirdiği Avukat AI, bu ilkeler üzerine kuruldu. Müvekkilin onayı alınmadan kayıt başlamaz, veriler şifrelenir ve görüşme dava dosyasıyla ilişkilendirilir. Hazırlanan çalışma notu, avukat onaylamadan arşive girmez ve her madde transkriptin ilgili dakikasına ya da ilgili belgeye bağlanır. Sistem hukuki görüş bildirmez; değerlendirme her zaman avukata aittir.

Teknoloji, doğru kurallarla kullanıldığında sır saklama yükümlülüğünü zayıflatmaz; aksine, dağınık kağıt notlara ve kontrolsüz dosya paylaşımına kıyasla daha denetlenebilir bir düzen kurmaya yardımcı olabilir.